Herramientas de la Web 2.0 para Gestión de Documentos Online

Como les prometí en mi post anterior, ahora lees voy a hablar sobre herramientas de la Web 2.0 para la creación y gestión de documentos online para trabajar de manera colaborativa con sus colegas y también los puedan aprovechar los emprendedores con todo el trabajo que deben llevar a cabo de manera conjunta con los miembros de su proyecto. A continuación cuatro (04) servicios recomendados:

Google Drive. Es un servicio gratuito de Google que te permite almacenar online, es decir, en la nube, todos tus archivos, incluidos documentos, fotos y videos. Para esto te ofrece 5 GB gratis de almacenamiento. Tus archivos están contigo adonde quiera que vayas…hasta en la playa si es que llevas tu smartphone o tablet contigo.

Este es mi favorito, sin duda, les lleva la milla a todos los demás porque este servicio no sólo te permite almacenar tus archivos sino que también cuenta con un gestor de documentos: Google Docs, con el que puedes redactar textos tal y como lo haces en Word, hacer presentaciones como las que realizas en Powerpoint o Keynotes, trabajar con hojas de cálculo como en Excel o Numbers, crear formularios, carpetas para organizar tus archivos…y lo mejor de todo, es que puedes compartir todos tus archivos con otras personas y editarlos al mismo tiempo y ver los cambios en tiempo real.

La opción de crear formularios puede ser muy útil para que los participantes del Reto Emprendedor 2013 elaboren las encuestas que enviarán a sus posibles clientes en el caso de que no tengan una entrevista presencial o sus entrevistados se encuentren fuera del país. Tienen diferentes opciones de plantillas para darle una imagen bonita a tu formulario y  cuentas con más de 5 tipos de preguntas para escoger. Las respuestas se van acumulando en una hoja de Excel que se genera automáticamente para este fin de manera que después puedas organizar o clasificar la data como mejor te convenga.

Google Drive está disponible para:

• PC y Mac
• Chrome OS
• iPhone y iPad
• Dispositivos Android

Para poder utilizar este servicio necesitas tener cuenta de correo de Gmail. Si ya la tienes entonces  llevas un paso adelante. Así que comienza ya a sacarle provecho a esta gran herramienta.

Skydrive. Pertenece a Microsoft. Es para los usuarios del antiguo Hotmail ahora Outlook. Te ofrece 7 GB gratis para almacenamiento de documentos. Además de subir archivos de desde tu computador o memoria externa también te permite crear archivos online tales como: documento de Word, libro de Excel, presentación de Powerpoint, bloc de notas y encuestas al igual que Google Drive.

En cuanto a la creación de encuestas te ofrece hasta 7 tipos de preguntas, no tienes opciones de plantillas a diferencia de Google Drive  y el formato es menos atractivo visualmente hablando.

Dropbox. Es uno de los servicios de almacenamiento de archivos multiplataforma en la nube más populares del momento. Te ofrece al inicio 2 GB  gratis pero  puedes seguir ganando más espacio gratuito al llevar a cabo una serie de pasos que ellos proponen tales como: recomendar Dropbox a tus amigos e instalar en todos tus dispositivos la carpeta de sincronización de archivos. Puedes tener carpetas públicas y privadas. Al momento de compartir lo haces a través de un enlace que se genera cuando escoges la opcion de «Compartir Vinculo». Las personas con las que compartes tendrán la opción tanto de ver el archivo como descargarlo en su computador.

• Requisito: registrarte con una cuenta de correo electrónico.

Box. Plataforma de almacenamiento y uso compartido en la nube. Cuentas con 5GB gratis. Puedes subir archivos e invitar a colaboradores para gestionarlos juntos a través de discusiones y asignación de tareas. También te permite el uso de etiquetas para clasificar los archivos almacenados y enviar tus documentos a otras personas con un link seguro.

En las opciones de configuración puedes decidir si cuando compartes el archivo la persona puede solo previsualizarlo o también descargarlo. Por otro lado, decides si el acceso a tus carpetas  y archivos solo lo tendrán tus colaboradores o todo aquel al que le llegue el link compartido.

En la parte de notificaciones puedes solicitar que Box te notifique cuando alguien descargue o suba algún documento a uno de tus folders, haga  comentarios, previsualice uno de los archivos o simplemente borre alguno. Estas notificaciones también las puedes configurar para los folders que no son de tu propiedad pero que te han invitado como colaborador de los mismos.

Al igual que Dropbox y todos los demás (Google Drive y Skydrive) puedes descargar la respectiva carpeta de sincronización para arrastrar los archivos que te interesan que estén en la nube para acceder a ellos siempre sin importar donde te encuentres.

• Requisito: registrarte con una cuenta de correo electrónico.

Creo que este post puede servirles de mucho ya que la mayoría de nosotros trabajamos a diario con numerosos archivos y documentos  y es una gran ventaja acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo pero sobre todo poder crearlos y  editarlos en línea.

En el caso de los participantes del Reto Emprendedor 2013, les recomiendo que aprovechen la herramienta de formularios de Google Drive y también la de crear presentaciones en esta misma aplicación para que construyan en conjunto la presentación final que deben entregar con la información del problema, la solución, resultados de las entrevistas, etc.

Más adelante estaré escribiendo sobre herramientas para crear formularios además de las opciones que les he comentado sobre Google Drive y Skydrive.

Hasta un próximo post. 😉

Reto Emprendedor 2013: Consultores 2.0 de Emprendedores 2.0

Este post va dedicado a todos mis colegas consultores del Reto Emprendedor 2013 que se está llevando a cabo en República Dominicana a través del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

Terminaron los talleres de emprendimiento y estás con la mano en la cabeza todavía preguntándote cómo te vas a hacer en medio de tanto trabajo y escasez de tiempo para darle un adecuado seguimiento a los emprendedores que te asignaron.

Te tengo buenas noticias, aquí 3 ideas que he puesto en práctica con mi equipo y que me están funcionando muy bien. Puedes elegir las que mejor te convengan, no necesariamente tienes que usar todas, pero lo que no puedes hacer es quedarte con los brazos cruzados y apegado a métodos antiguos cuando tenemos a nuestro alcance un abanico de soluciones tecnológicas que nos facilitan el trabajo, además de que muchos de los emprendedores con los que estamos trabajando utilizan estas herramientas en su día a día.

Estas son mis recomendaciones:

Correo electrónico. Tal vez algunos se rían al leer esto pero conozco gente que todavía no tiene porque nunca ha estado interesada o porque simplemente no sabe como sacar una cuenta y utilizarla. Si este es tu caso, es hora de que tengas ya una, son gratuitas y podrás estar mejor comunicado (yo te puedo ayudar a sacarla y enseñarte a utilizarla). Esto es básico. Por tanto es importante que tengas las direcciones de correos y los teléfonos de tus emprendedores. Si ellos son los que no tienen correo trata de enseñarles y les estarás aportando mucho. Nuestro apoyo no solo se limita al tema de emprendimiento como tal sino que yo lo veo como algo integral. Debemos ayudarles a crecer.

A través del correo electrónico puedes enviarle mensajes a todos los miembros de tu equipo con las informaciones correspondientes al Reto Emprendedor. En mi caso, el primer contacto que tuve con ellos después de los talleres fue con un mensaje de correo electrónico donde les expresaba mi alegría por haberles conocido, les invitaba a revisar de forma más profunda y concienzuda los ejercicios que habíamos realizado durante los talleres, mientras recibíamos las presentaciones y guías de parte de los coordinadores. También les motivaba a seguir con pasión su proyecto sin dejar que la misma les cegara y les impida ver la realidad. Compartí con ellos todas las vías de contacto donde pueden ubicar a sus consultoras y los enlaces de los grupos en las redes sociales y páginas de todo lo referente a esta iniciativa para que comenzaran a formar parte del ecosistema emprendedor.

Grupos de chat – BB Chat o Whatsapp. Gracias a los teléfonos móviles contamos con aplicaciones para chatear de manera gratuita, sólo necesitamos tener internet. Esto de los grupos de chats es sumamente útil  sobre todo en momentos en que surgen preguntas que necesitan respuesta rápida de manera que se pueden contestar con mayor celeridad y sin tanta formalidad ni estructura como se requiere en un correo, además todo el grupo se entera de la respuesta al mismo tiempo y se pueden enviar archivos de audio y fotos.

Si en tu equipo todos tienen Blackberry pueden hacer un grupo de BB Chat pero si cuentan con celulares diferentes la recomendación es que utilicen Whatsapp ya que se puede bajar en todos los smartphones y es súper fácil de usar, sólo tienes que tener grabado en tu agenda de contactos el número de celular de la persona y si la misma tiene la aplicación descargada en su móvil  al igual que tú pueden chatear sin ningún inconveniente siempre y cuando ambos tengan acceso a internet.

Grupo de Facebook. Si usas Facebook, es hora de que empieces a sacarle provecho a la opción de crear grupos. Para mis emprendedores he creado un grupo cerrado donde sólo ellos y las consultoras tenemos acceso para que se sientan en la confianza de compartir todas las informaciones y avances de sus proyectos. Simplemente te vas a la opción de Crear Grupos y puedes comenzar a agregar los miembros a través de sus correos electrónicos. Las consultoras les publicamos artículos y videos de interés sobre emprendimiento y la metodología que estamos trabajando (Lean Startup); también vamos contestando las preguntas que los emprendedores van planteando y motorizamos las discusiones sin dejar de lado la parte motivacional a través de mensajes y videos que les inspiren. Hemos compartido además las fotos que hemos tomado durante los talleres.

Los grupos de Facebook tienen una gran ventaja y es que además de postear mensajes puedes  crear documentos desde el mismo grupo y subir archivos tanto desde tu computadora como de Dropbox (más adelante les hablaré en detalle de Dropbox). También puedes calendarizar eventos.

Lo rico de toda esta dinámica en este tipo de espacio digital es que aunque estés ausente por algunas horas un compañero puede sacar rápidamente de duda a otro o apoyar a los demás con sus conocimientos y experiencia o simplemente compartiendo los avances que ha ido teniendo y la forma en la que lo ha hecho. Además de que las personas entran a Facebook constantemente por tanto es parte de su rutina diaria. Aquí un videito de 15 segundos de cómo luce nuestro grupo y las posibilidades que ofrece: Grupo para trabajar con Emprendedores

Espero que esto les sirva para una mejor gestión y seguimiento como consultores, les garantizo que todas estas herramientas funcionan y mi equipo está respondiendo bastante bien, dependiendo de su disponibilidad y el acceso que tengan en el momento usan uno u otro canal indistintamente. La tecnología por sí sola es muy fría por tanto está en nosotros la labor de humanizarlas y hacerlas nuestras aliadas.

Por último y no menos importante tratemos de que nuestra retroalimentación a las consultas o inquietudes de nuestros emprendedores por cualquiera de los canales utilizados no pase de 24 horas ya que el tiempo es vital para ellos puesto que es poco y hay mucho por hacer y avanzar. Debemos darles respuestas rápidas y de peso.

En mi próximo post estaré compartiendo herramientas de la Web 2.0 para la gestión  de documentos online de manera que no carguen la capacidad de almacenamiento de sus correos con tanto ir y venir de los documentos o archivos que les envíen sus emprendedores. Además de que los emprendedores puedan trabajar documentos de manera colaborativa en tiempo real sin necesidad de reunirse físicamente.

Desempolvando mi blog

¡Hola a todos los que me están leyendo! 😀

Hoy estoy en uno de esos días en que recuerdas que tienes una herramienta sumamente útil pero que tienes muuuuucho tiempo sin utilizar y cuando quieres volver a usarla te toca desempolvarla…sí, más vale que me ponga en la cosa ya que en estos momentos me está aplicando la frase popular: «en casa de herrero cuchillo de palo»…puesto que casi a diario estoy enseñándoles a diferentes personas a crear y gestionar sus propios blogs personales e institucionales, sin embargo tengo el mío abandonado desde hace varios años, si se fijan…desde octubre del 2006 que fue cuando comencé a incursionar en este tema de los blogs entre otras herramientas de la Web 2.0 que hasta el día de hoy me tienen totalmente fascinada y que nunca dejan de sorprenderme…sí, soy una apasionada de la tecnología (creo que no es algo difícil de creerlo je je) y si les queda la duda les invito a que se pasen media hora conmigo y se darán cuenta .

Pero como dicen por ahí, para escribir se necesita una musa y en este caso la inspiración para retomar mi blog  me la han devuelto los emprendedores con los que me encuentro trabajando en rol de consultora desde que inició el Reto Emprendedor 2013 , una gran iniciativa del Ministerio de Industria y Comercio de República Dominicana con el fin de fomentar el emprendimiento.

¿Por qué han sido ellos los que me han devuelto tal inspiración? Por el simple hecho de que mi trabajo consiste en acompañarles en todo el proceso de emprendiemiento con el fin de que cumplan cada paso de la metodología de Lean Startup que es la que estamos implementando con ellos. Y en ese andar he ido utilizando herramientas tecnológicas que nos han servido para comunicarnos, interactuar y colaborar los unos con los otros en la construcción de los proyectos de cada uno de los que se encuentran en el equipo que junto a una compañera consultora tengo a mi cargo.

Ellos ya están demandando todo lo que yo pueda brindarles y en verdad me siento con la voluntad y la capacidad de ofrecerles mucho; pero qué mejor iniciativa que compartir con ellos y con el mundo buenas ideas, conocimientos y enseñarles a utilizar herramientas que faciliten la realización de las actividades y tareas en las que están inmersos. Llegó el momento de socializar, de manera más formal,  (a través de mi blog) todo lo que sé y lo que se me ocurra para hacer un uso efectivo, creativo y eficaz de las herramientas y aplicaciones de la Web 2.0

Mis artículos no sólo serán para los emprendedores sino también para educadores, comunicadores…en fin, todas aquellas personas que estén interesadas en temas de TIC, Tecnología Educativa, Social Media, Comunicación, Educación (creo que ninguna profesión se salva de la tecnología).

Como buena Educomunicadora egresada de la Universidad Autónoma de Barcelona y gracias a las experiencias en esos renglones que hoy en día ocupan una gran parte de mi diaro vivir decido aportar todo lo que pueda en esos temas.

¡Bienvenidos a mi blog desempolvado! 🙂

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