Herramientas de la Web 2.0 para Gestión de Documentos Online

Como les prometí en mi post anterior, ahora lees voy a hablar sobre herramientas de la Web 2.0 para la creación y gestión de documentos online para trabajar de manera colaborativa con sus colegas y también los puedan aprovechar los emprendedores con todo el trabajo que deben llevar a cabo de manera conjunta con los miembros de su proyecto. A continuación cuatro (04) servicios recomendados:

google_drive
Google Drive. Es un servicio gratuito de Google que te permite almacenar online, es decir, en la nube, todos tus archivos, incluidos documentos, fotos y videos. Para esto te ofrece 5 GB gratis de almacenamiento. Tus archivos están contigo adonde quiera que vayas…hasta en la playa si es que llevas tu smartphone o tablet contigo.

Este es mi favorito, sin duda, les lleva la milla a todos los demás porque este servicio no sólo te permite almacenar tus archivos sino que también cuenta con un gestor de documentos: Google Docs, con el que puedes redactar textos tal y como lo haces en Word, hacer presentaciones como las que realizas en Powerpoint o Keynotes, trabajar con hojas de cálculo como en Excel o Numbers, crear formularios, carpetas para organizar tus archivos…y lo mejor de todo, es que puedes compartir todos tus archivos con otras personas y editarlos al mismo tiempo y ver los cambios en tiempo real.

La opción de crear formularios puede ser muy útil para que los participantes del Reto Emprendedor 2013 elaboren las encuestas que enviarán a sus posibles clientes en el caso de que no tengan una entrevista presencial o sus entrevistados se encuentren fuera del país. Tienen diferentes opciones de plantillas para darle una imagen bonita a tu formulario y  cuentas con más de 5 tipos de preguntas para escoger. Las respuestas se van acumulando en una hoja de Excel que se genera automáticamente para este fin de manera que después puedas organizar o clasificar la data como mejor te convenga.

Google Drive está disponible para:

  • PC y Mac
  • Chrome OS
  • iPhone y iPad
  • Dispositivos Android

Para poder utilizar este servicio necesitas tener cuenta de correo de Gmail. Si ya la tienes entonces  llevas un paso adelante. Así que comienza ya a sacarle provecho a esta gran herramienta.

skydrive

Skydrive. Pertenece a Microsoft. Es para los usuarios del antiguo Hotmail ahora Outlook. Te ofrece 7 GB gratis para almacenamiento de documentos. Además de subir archivos de desde tu computador o memoria externa también te permite crear archivos online tales como: documento de Word, libro de Excel, presentación de Powerpoint, bloc de notas y encuestas al igual que Google Drive.

En cuanto a la creación de encuestas te ofrece hasta 7 tipos de preguntas, no tienes opciones de plantillas a diferencia de Google Drive  y el formato es menos atractivo visualmente hablando.

dropbox

Dropbox. Es uno de los servicios de almacenamiento de archivos multiplataforma en la nube más populares del momento. Te ofrece al inicio 2 GB  gratis pero  puedes seguir ganando más espacio gratuito al llevar a cabo una serie de pasos que ellos proponen tales como: recomendar Dropbox a tus amigos e instalar en todos tus dispositivos la carpeta de sincronización de archivos. Puedes tener carpetas públicas y privadas. Al momento de compartir lo haces a través de un enlace que se genera cuando escoges la opcion de “Compartir Vinculo”. Las personas con las que compartes tendrán la opción tanto de ver el archivo como descargarlo en su computador.

    • Requisito: registrarte con una cuenta de correo electrónico.

box

Box. Plataforma de almacenamiento y uso compartido en la nube. Cuentas con 5GB gratis. Puedes subir archivos e invitar a colaboradores para gestionarlos juntos a través de discusiones y asignación de tareas. También te permite el uso de etiquetas para clasificar los archivos almacenados y enviar tus documentos a otras personas con un link seguro.

En las opciones de configuración puedes decidir si cuando compartes el archivo la persona puede solo previsualizarlo o también descargarlo. Por otro lado, decides si el acceso a tus carpetas  y archivos solo lo tendrán tus colaboradores o todo aquel al que le llegue el link compartido.

En la parte de notificaciones puedes solicitar que Box te notifique cuando alguien descargue o suba algún documento a uno de tus folders, haga  comentarios, previsualice uno de los archivos o simplemente borre alguno. Estas notificaciones también las puedes configurar para los folders que no son de tu propiedad pero que te han invitado como colaborador de los mismos.

Al igual que Dropbox y todos los demás (Google Drive y Skydrive) puedes descargar la respectiva carpeta de sincronización para arrastrar los archivos que te interesan que estén en la nube para acceder a ellos siempre sin importar donde te encuentres.

  • Requisito: registrarte con una cuenta de correo electrónico.

Creo que este post puede servirles de mucho ya que la mayoría de nosotros trabajamos a diario con numerosos archivos y documentos  y es una gran ventaja acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo pero sobre todo poder crearlos y  editarlos en línea.

En el caso de los participantes del Reto Emprendedor 2013, les recomiendo que aprovechen la herramienta de formularios de Google Drive y también la de crear presentaciones en esta misma aplicación para que construyan en conjunto la presentación final que deben entregar con la información del problema, la solución, resultados de las entrevistas, etc.

Más adelante estaré escribiendo sobre herramientas para crear formularios además de las opciones que les he comentado sobre Google Drive y Skydrive.

Hasta un próximo post. 😉

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3 comentarios

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3 Respuestas a “Herramientas de la Web 2.0 para Gestión de Documentos Online

  1. Nadia

    Graciassss!!

  2. De nada Nadia! Ustedes se han convertido en mi inspiración. Gracias por permitirme caminar de la mano con ustedes. 🙂

  3. Right, I never gave any content to the judgment–which is why I said that this judgment is really only to “submit to the prior and sole judgment of God Click http://www.l33turl.com/moon09180

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